Smart Working: 17 consigli pratici e strumenti online per lavorare al meglio
08 Febbraio 2024
Tempo di lettura: 8 minuti
Anna
Come lavorare bene in smart working
Introduzione
Lo smart working, detto volgarmente anche lavoro da remoto o flessibile, si è diffuso a seguito della pandemia e ha davvero rivoluzionato il mercato, diventando una grande opportunità volta a garantire flessibilità e efficienza. Permette non solo di conciliare vita lavorativa e privata, ma anche di evitare di perdere ore preziose della giornata sui mezzi di trasporto o imbottigliati nel traffico.
Inoltre, anche dal punto di vista delle aziende e dei datori di lavori, aiuta a contenere i costi fissi dettati dalla presenza del personale negli spazi lavorativi (si pensi alle mense, le pulizie, luce, riscaldamento e così via…).
Ma qual è il modo per gestire il lavoro agile al meglio? In questo articolo, esploreremo 17 consigli fondamentali per lavorare al meglio in modalità smart working, con un'attenzione particolare all'importanza di una connessione Internet affidabile.
Cosa significa smart working?
Sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, si legge questa definizione di smart working: “Il lavoro agile o smart working non è una diversa tipologia di rapporto di lavoro, bensì una particolare modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato introdotta al fine di incrementare la competitività e di agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro”.
È importante organizzarsi al meglio. Vediamo come.
Come organizzare al meglio lo smart working: 17 consigli
1. Crea uno spazio di lavoro da remoto
La prima regola per lavorare in smart working è creare un ambiente di lavoro dedicato. Un angolo tranquillo e ben organizzato contribuisce a ridurre le distrazioni e aumenta la concentrazione. Investire tempo nell'allestire uno spazio di lavoro confortevole può fare la differenza nella tua produttività.
Ci sono alcune “linee guida” che puoi seguire per creare una postazione di lavoro che ti permetta di svolgere le tue mansioni al meglio:
A. Illuminazione
Evita la presenza di finestre o fonti di luce artificiale davanti al monitor;
Il monitor deve essere orientato ortogonalmente rispetto alle finestre;
B. Piano di lavoro
Deve avere una superficie a basso indice riflettente;
Deve avere una struttura stabile e di dimensioni adeguate;
L’altezza del piano di lavoro può essere fissa o regolabile purché sia compresa tra 70 e 80 cm per consentire l’alloggiamento e il movimento degli arti inferiori;
La profondità del piano deve assicurare un’adeguata distanza visiva dallo schermo.
C. Sedia
Deve essere stabile, robusta;
Lo schienale e la seduta devono avere bordi smussati;
Deve fornire un adeguato supporto alla regione dorso-lombare dell’utilizzatore (eventualmente utilizzare dei cuscini poco spessi).
2. Pianifica le attività e rispetta le tempistiche
Una routine ben strutturata è essenziale quando si lavora in smart working. Stabilire un orario fisso aiuta a mantenere la disciplina e a separare chiaramente il tempo dedicato al lavoro da quello personale. Inoltre, ti permetterà di allocare al meglio le risorse che hai a disposizione per portare a termine le tue attività nei tempi che ti sei dato.
3. Fai una to-do list giornaliera
Oltre alla pianificazione a lungo termine, impara a organizzare la tua giornata lavorativa al meglio, suddividendo le 8 ore tra le varie mansioni che vuoi portare a termini. Non dimenticare la pausa pranzo e il coffe break!
4. Usa app, software e strumenti online di planning
Per una comunicazione fluida e una collaborazione a distanza efficace, è fondamentale utilizzare gli strumenti giusti. Piattaforme come Slack, Microsoft Teams o Zoom permettono di svolgere incontri virtuali, condivisione di documenti e scambio di idee in tempo reale, azzerando, di fatto, le distanze. In questo modo potrai lavorare con chiunque, ovunque tu sia!
5. Fissa degli obiettivi chiavi e misurabili
Definire obiettivi chiari e misurabili è un passo fondamentale per garantire la produttività nel lavoro a distanza. Suddividere il lavoro in compiti più piccoli e monitorare il progresso aiuta a mantenere la motivazione e a raggiungere gli obiettivi prefissati. Avere degli obiettivi condivisi fin da subito permette, inoltre, di gestire eventuali collaboratori da remoto.
6. Fai delle pause
Fissa già in agenda delle brevi pause durante la giornata lavorativa, per evitare lunghe ed estenuanti “tirate”. Ti consiglio circa 10 minuti di pausa ogni 90 minuti operatività, quel poco che serve per staccare la mente e passare all’attività successiva in modo più lucido e focalizzato.
Usa questi momenti per allontanarti dallo schermo, bere un caffè, fare una passeggiata breve o semplicemente distendere le gambe. Questo non solo migliorerà la tua concentrazione, ma favorirà anche il benessere generale nel corso della giornata di lavoro.
7. Mantieni uno stile di vita attivo
I ricercatori dell'Università della California a Los Angeles (UCLA) hanno indicato in uno studio che trascorrere troppo tempo alla scrivania potrebbe danneggiare le funzionalità cerebrali e riduce la capacità di creare nuovi ricordi.
Sfrutta la pausa pranzo, i momenti extra e post lavoro o magari alzati un’ora prima di iniziare la giornata per fare un po’ di attività fisica (basta una semplice camminata a passo sostenuto!).
fonte: Focus.it
8. Alterna multitasking a monotasking
Quando si lavora da casa in smart working è facile cadere nella trappola del perenne multitasking; per questo è bene tenere sempre a mente anche l’importanza monotasking: concentrarsi completamente su un compito alla volta.
Se è vero che un po’ di flessibilità non guasta, talvolta alcune attività più complesse e strutturate richiedono una profonda concentrazione per essere completate in modo preciso e accurato. Il monotaskting può, infatti, aiutarti a raggiungere uno stato di iper-focalizzazione, ottenendo prestazioni ottimali e lavorando in modo più efficiente.
9. Disattiva le notifiche
Spegnere le notifiche è una delle tattiche più facili per ridurre le distrazioni durante il lavoro. Puoi persino automatizzare il processo personalizzando le impostazioni del "Non disturbare".
Questo vale anche per le notifiche del lavoro: quando concludi la giornata, non controllare più e rimanda al mattino seguente. Essere iper-connessi alla lunga riduce le tue prestazioni, impara a staccare!
10. Familiarizza con gli shortcut della tastiera
Le scorciatoie da tastiera rendono il lavoro più fluido e smart. Ad esempio, si impiega molto meno tempo quando si usano le scorciatoie da tastiera Ctrl+C e Ctrl+V per copiare e incollare il testo invece di fare clic con il tasto destro e scegliere le opzioni di copia/incolla. Provaci!
11. Fatti aiutare dall’Intelligenza Artificiale
ChatGPT, Bard e chi più ne ha più netta: il mondo dell’Intelligenza Artificiale sta rivoluzionando le modalità di lavoro più “classico”. Avere degli assistenti editoriali a nostra disposizione può velocizzare il completamento di task ripetitivi come l’invio massivo di mail, la scrittura di testi, articoli o contenuti editoriali, la produzione di post social… i tool di AI sono un bacino potenzialmente inesauribile di spunti e idee.
Esistono moltissimi plugin e funzionalità che permettono di automatizzare un gran numero di attività: lavorai più velocemente e ti sentirai “meno solo” con tutti i tuoi assistenti a disposizione!
12. Vesti come se fossi in ufficio
O almeno prova a evitare ogni tanto la tuta! Vestirsi in modo professionale aiuta a creare una mentalità lavorativa, anche se si è a casa.
13. Coltiva relazioni con i tuoi collaboratori
Lavorare da remoto richiede un approccio proattivo ma soprattutto collaborativo. Essere autonomi e prendere iniziative è fondamentale ma, d’altro canto, non bisogna cadere nell’isolamento tipico dello smart working, perché è la forza dei collaboratori a poter fare la differenza nel raggiungimento dei risultati desiderati.
In Smart Working è ancora più importante costruire un rapporto di fiducia con i colleghi e con il proprio manager. Assumersi la responsabilità delle proprie attività è alla base di una buona performance e di una collaborazione positiva.
14. Comunica in modo efficace
Sempre in merito all’importanza della collaborazione, usa strumenti online come email, chat e videoconferenze per rimanere in contatto con i colleghi. Una chiara comunicazione è fondamentale.
15. Stabilisci confini tra vita lavorativa e personale
Chiudi il computer e disconnettiti al termine della giornata lavorativa per evitare di portare il lavoro nella sfera personale. Sebbene ci siano lavori che richiedono una costante reperibilità, per la maggior parte dei settori che prevedono lo smart working, in genere, non è la fine del mondo rimandare alla mattina seguente. Lascia il giusto tempo e spazio a chi ami e alle tue passioni, in modo da evitare situazioni di stress eccessivo e demotivazione!
E poi, fai attenzione all'utilizzo degli «stati» sul calendario e su Teams (es. fuori sede, non disturbare) così da rispettare il tuo tempo ma anche quello altrui.
16. Non smettere mai di imparare
Anche da remoto, le occasioni per imparare cose nuove non mancano mai. È fondamentale continuare a mettersi in gioco, stimolare la curiosità e partecipare alle attività proposte dall’azienda. O, in caso, sfruttare il tempo risparmiato per recarsi fisicamente in ufficio per seguire webinar o corsi online.
17. Scegli Buona Connessione Internet per lo smart working
Uno degli aspetti critici dello smart working è una connessione Internet affidabile. Una rete veloce e stabile è la spina dorsale del lavoro online. Investire in un piano Internet di alta qualità assicura che non ci siano problemi di connessione durante meeting online o il trasferimento di file importanti.
Inoltre, una buona connessione Internet contribuisce a prevenire frustrazioni e disagi. Le interruzioni improvvise possono compromettere la produttività e creare tensioni durante le attività di lavoro. Dotarsi di una connessione affidabile è un passo essenziale per scongiurare queste eventualità e garantire un flusso di lavoro continuo ed efficiente.
Se, ad esempio, lavori connesso a Internet dalla tua casa vacanze, potresti aver bisogno di una rete che copra aree anche più remote al mare o in montagna. Un'idea potrebbe essere l'FWA, un tipo di tencologia alternativa alla fibra che porta Internet stabile e veloce anche in zone più difficile da connettere.
Smart working e seconda casa: come scegliere l'offerta Internet giusta?
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Come scegliere la migliore connessione internet per lo smart working adatta a te
Come dicevamo, è importante scegliere una rete WiFi che abbia una velocità adeguata allo smart working (in questo articolo trovi dei consigli su quanta velocità ti serve davvero) e che sia stabile ma soprattutto sicura, per evitare attacchi informatici o violazione della privacy. In genere, comunque, le aziende che permettono il lavoro da remoto, offrono già sistemi di sicurezza come l'uso di una VPN.
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